So, seperti biasa, saya itu inginnya setiap semester mencoba hal yang baru. Setelah tahun lalu mencoba memperkenalkan Trello pada Tugas Besar matakuliah Pemrograman Berorientasi Objek, (meski mekanismenya masih kurang efektif dan masih perlu banyak diperbaiki 🙁 ) untuk semester ini, saya ingin mencoba menerapkan tools ini sebagai sarana melacak progres Tugas Akhir mahasiswa. Besar harapannya bahwa tool ini bisa membantu baik dari saya dan para mahasiswa dalam pengerjaan Tugas Akhirnya
Ide implementasinya bermula saat teman saya, beberapa waktu yang lalu (mungkin sudah setahun atau dua tahun yang lalu), membagikan link blog seorang dosen dan peneliti yang sebelumnya sudah menerapkan cara ini untuk melacak progres bimbingan thesis beliau, yaitu Bapak Romi Satria Wahono. Judul blog nya sendiri adalah Metode Mengelola Penelitian Tesis Mahasiswa. Mengadopsi mekanisme yang beliau rancang tersebut, saya coba modifikasi agar mungkin bisa lebih sesuai dengan level Tugas Akhir untuk strata 1.
Tulisan selanjutnya ini lebih ditujukan pada mahasiswa bimbingan saya, karena isinya lebih teknis mengenai mekanisme dan proses cara menggunakan aplikasinya.
Mekanisme Penggunaan Aplikasi
- Mahasiswa mengunjungi website Trello dan membuat akun di sana
- Mahasiswa mendaftarkan diri pada form http://bit.ly/BimbinganADF dan menunggu Invitation ke board Trello
- Akan lebih membantu jika mahasiswa menginstall aplikasi Trello di smartphone masing-masing
Board Trello
Di dalam board Tugas Akhir ADF akan terdapat 8 List sebagai berikut:
Progress Targets
- list tempat mahasiswa menambahkan card target yang ingin dicapai dalam waktu progres 2 minggu
- Mahasiwa wajib membuat card di dalam list Progress Targets minimal 1x dalam 2 minggu
- Pembuatan card pada list ini secara mandiri oleh mahasiswa
Progress Done
- list tempat mahasiswa memindahkan card target dari list Progress Targets jika target card sudah tercapai
- Pemindahan card pada list ini secara mandiri oleh mahasiswa
6 list Checkpoint atau Milestone
- list tempat mahasiswa menempatkan dirinya pada status pengerjaan Tugas Akhir tertentu
- terdapat 6 status, yaitu:
- Latar Belakang, Metode, dan Rumusan Masalah
pada posisi ini berarti mahasiswa masih harus memperjelas alasan pengambilan metode, pemilihan research problem dan question, yang harus diselesaikan dengan menambah wawasan pada tinjauan pustaka - Pengumpulan dan Pemrosesan Data
mahasiswa sedang dalam tahap pengumpulan atau treatment dan pemrosesan untuk mempersiapkan data (preprocessing) - Pembangunan Sistem dan Skenario Observasi
mahasiswa mulai membangun program/sistem untuk menjalankan Tugas Akhir beserta merancang skenario penelitian dan observasi yang hasilnya akan dianalisa sesuai Rumusan Masalah - Eksperimen dan Analisa Hasil
pada tahap ini mahasiswa sudah mendapatkan hasil dari observasi dan mulai menganalisa hasil dan sebab akibat, membentuk kesimpulan, hingga menuliskan laporan akhir - Finishing dan Sidang
tahap akhir dari Tugas Akhir di mana mahasiswa sudah menyelesaikan laporan, membuat presentasi, hingga sidang dan menyelesaikan revisi - Completed and Published
mahasiswa yang sudah dinyatakan lulus akan dipindahkan ke status ini sebagai log history
- Latar Belakang, Metode, dan Rumusan Masalah
Create Personal Card
Setelah mahasiswa masuk ke dalam board Tugas Akhir ADF, mahasiswa diharuskan untuk membuat card-nya masing-masing dengan cara:
- copy template data yang tersedia pada list Progress Targets dengan mengeklik tombol pena, lalu klik tombol copy
- Isikan nama Lengkap dan pindahkan card pada list 1 (Latar Belakang, Metode dan Rumusan masalah)
- Tambahkan akun masing-masing ke dalam card tersebut, agar mahasiswa mendapatkan notifikasi jika terdapat perubahan/update terhadap card-nya masing-masing
(contoh gambar hanya menampilkan 1 pilihan akun, jika mahasiswa sudah dimasukkan ke dalam board, akan muncul pilihan akun mahasiswa tersebut)
- Edit dan lengkapi isi dari card masing-masing sesuai Judul dan Penelitian masing-masing
- Tambahkan isi dari checklist jika diperlukan
- Contoh dari card mahasiswa yang lengkap telah disediakan. Contoh dapat ditiru dan disesuaikan
- Mahasiswa dapat memberikan tanda check pada item di mana mahasiswa merasa telah selesai melaksanakannya
- Mahasiswa dapat memindahkan card dirinya ke suatu list status selanjutnya jika merasa telah selesai melalui list status checkpoint sebelumnya
- Mahasiswa dapat menambahkan keterangan pada card-nya dan memberikan notifikasi kepada dosen dengan menambahkan komentar. Mahasiswa juga menambahkan fitur mention untuk memanggil dosen
- Dosen dapat menghapus tanda check, memindah card mahasiswa, dan menambahkan komentar jika mahasiswa dirasa perlu mengulang kembali atau memeriksa pekerjaannya
Create Progress Target Card
Minimal 1x dalam 2 minggu mahasiswa diharuskan untuk membuat card baru yang menandakan target progres yang akan dihasilkan dalam 2 minggu berikutnya. Pembuatan card dilakukan dengan cara:
- Pada list Progress Targets, klik “Add a card…“, lalu isikan judul target progres
- Buka card progres, kemudian edit deskripsi card untuk menjelaskan permasalahan yang dihadapi dari masa progres sebelumnya
- Mahasiswa menambahkan akunnya dan akun dosen ke dalam card target agar dosen dan mahasiswa mendapatkan notifikasi jika terdapat update perubahan terhadap card
- Tambahkan checklist dengan judul To Do dan isikan item-item apa saja yang akan dilakukan selama progres 2 minggu ke depan
- Tambahkan deadline pada card
- Mahasiswa dapat memberikan check pada item-item yang dirasa sudah selesai dilakukan
- Mahasiswa dapat memberikan check pada tanggal Due Date untuk menyatakan bahwa progress sudah selesai
- Mahasiswa dapat menambahkan Attachment berisi dokumen Progress atau dokumen hasil lainnya
- Mahasiswa kemudian memindahkan card target ke dalam list Progress Done sebagai log history progres
- Jika terdapat card target yang belum tuntas terselesaikan pada batas waktu yang ditentukan, pindahkan card ke list Progress Done tanpa memberikan check pada batas Due Date. Untuk checklist To Do yang belum terselesaikan bisa ditambahkan ke target progres yang baru.
